Kyberkriisiviestinta: Miten viestia henkilostolle, asiakkaille ja medialle?

Kello on 6.45 tiistaiaamuna. Sahkopostipalvelimet eivat vastaa, tyopoytien naytoilla nakyy vain lunastusvaatimus ja Active Directory on kaatunut. Alle kahdessa tunnissa organisaation viralliset viestintakanavat ovat kadonneet. Kaytavilla ja epavirallisissa WhatsApp-ryhmissa leviavat ensimmaiset viestit: "Meidat on hakkeroitu, mikaan ei toimi ja asiakkaat soittelevat jo."

Lunnasohjelmahyokkayksen tai laajan tietomurron osuessa monen johtoryhman ensireaktio on sulkea ovet ja vetaytya hiljaisuuteen tilanteen selvittamiseksi. Tama on suurin virhe, jonka johto voi tehda. Kyberkriisin hallintaa ei ratkaista pelkastaan palvelinsalissa teknisen tutkinnan tai CSIRT-tiimin voimin. Se voitetaan tai havitaan siina, miten tehokkaasti kykenette johtamaan tilannekuvaa, rauhoittamaan henkilostoa ja sailyttamaan asiakkaiden seka kumppaniverkoston luottamuksen.

Mita viestintavirheita on ehdottomasti valtettava kyberhyokkayksen ja tietovuodon aikana?#

Tiivistelma: Pahimmat virheet ovat hyokkayksen peittely tekniseksi viaksi, pitkittynyt hiljaisuus huhujen kasvaessa, syyn vierittaminen muille seka hataiiset lausunnot tietovuodon puuttumisesta ennen kuin digitaalinen forensiikka on saatu paatokseen.

Vakavan tietoturvapoikkeaman aikana jokainen julkinen sana voi sitoa organisaationne oikeudelliseen vastuuseen tai tuhota maineenne muutamassa tunnissa. Seuraavat sudenkuopat kriisiryhman on ohitettava:

• Hyokkayksen piilottaminen teknisen huollon taakse: Vaite siita, etta kyseessa on vain tavallinen verkkohairio, tuhoaa uskottavuutenne heti, kun rikolliset alkavat julkaista varastettuja tietoja pimeassa verkossa. Media ja kyberturvallisuuden asiantuntijat paljastavat tallaiset vaitteet minuuteissa.
• Vaikutusten vahattely liian aikaisin: Julkinen ilmoitus, jonka mukaan mitaan arkaluonteista dataa ei ole vuotanut, ilman vahvistettua teknista faktaa johtaa noloon perumiseen paivia myohemmin. Samalla Tietosuojavaltuutetun toimisto voi katsoa organisaation toimineen vilpillisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) nakokulmasta.
• Henkiloston jattaminen ilman selkeita ohjeita: Ilman taysmittaisia toimintaohjeita tyontekijat alkavat vastata huolestuneille asiakkaille omin pain tai jakavat kuvakaappauksia sosiaalisessa mediassa. Epavarmuus ruokkii paniikkia ja aiheuttaa hallitsemattomia tietovuotoja.
• Viestinta ilman kolmikantakatselmusta: Lausuntojen antaminen ilman tietoturvajohtajan (CISO), tietosuojavastaavan (DPO) ja lakiosaston yhteista hyvaksyntaa johtaa helposti tahattomiin vaarinkoorityksiin tai ristiriitoihin lakisaateisten velvoitteiden kanssa (kuten Kyberturvallisuuslaki NIS 2, finanssialan DORA ja GDPR:n 72 tunnin ilmoitusvelvollisuus).

Miten sisainen viestinta jarjestetaan huhujen pysayttamiseksi?#

Tiivistelma: Sisaisen viestinnan on turvauduttava ennalta maaritettyyn varakanavaan (out-of-band), nimettava yksi ainoa virallinen puhemies, annettava valittomat kaytannon ohjeet tyovalineiden kaytosta ja paivitettava tilannetta saannollisesti hallitsemattoman some-keskustelun estamiseksi.

Henkilosto on organisaationne tarkein tuki, mutta heista voi tulla myos merkittava tietovuotoriski, jos heidat jatetaan pimentoon. Heti kun perustietotekniikka lamaantuu, kayttoon on otettava ennalta sovittu erillinen viestintakanava (kuten vaihtoehtoinen salattu viestin, kriisi-tekstiviestit tai dedikoitu tukinumero).

1. Selkeiden ja kaytannollisten toimintaohjeiden antaminen

Valttakaa monimutkaista teknista jargon-sanastoa ja kertokaa tyontekijoille tasmallisesti, miten heidan tulee toimia:

• Irrottakaa verkkokaapelit alustoista alkaen, alkaaka kaynnistako tyopoytakoneita uudelleen.
• Alkaa kytkeko omia USB-muistitikkuja tai laitteita tyokoneisiin tiedostojen pelastamiseksi.
• Siirtykaa kayttamaan paperisia poikkeustilannemenetelmia tai kriisiryhman erikseen hyvaksymia varajarjestelmia.

2. Yhden puhemiehen periaatteen vahvistaminen

Viestikaa tyontekijoille ymmartavasti mutta taysin tinkimattomasti, ettei yksikaan tyontekija saa kommentoida tilannetta organisaation nimissa asiakkaille, toimittajille tai omissa sosiaalisen median kanavissaan. Jakakaa henkilostolle valmis vastaussapluuna: "Organisaatiossamme on talla hetkella tilapainen tietojarjestelmien toimintahairio. Asiantuntijamme selvittavat asiaa parhaillaan. Kiireellisissa asioissa voitte ottaa yhteytta osoitteeseen [email protected]."

Mita kertoa asiakkaille, kumppaneille ja medialle nakyvyyden ollessa viela nollassa?#

Onnistunut kyberhairion viestinta pohjautuu faktapohjaiseen empatiaan: tilanteen myontamiseen ilman spekulaatiota, vilpittomaan pahoitteluun aiheutuneesta haitasta ja kaynnistettyjen korjaustoimenpiteiden avaamiseen.

Toiminta B2B-asiakkaiden ja kumppaneiden suuntaan

Yritysasiakkaat pelkaavat ensisijaisesti yhta asiaa: hyokkayksen leviaamista heidan omiin jarjestelmiinsa VPN-yhteyksien, rajapintojen (API) tai saastuneiden sahkopostien kautta. Viestintanne tulee olla avointa ja turvallisuuslahtoista:

• Vahvistakaa havaitun hairion laajuus heti kun faktoja on koossa, ja kuvatkaa varotoimenpiteet (kuten verkkoyhteyksien katkaiseminen ja etayhteyksien sulkeminen).
• Kertokaa ulkopuolisten kyberturvallisuusasiantuntijoiden ja forensiikan ottamisesta mukaan selvitystyohon.
• Tarjotkaa nimetty yhteyspiste tietosuojavastaavan valvonnassa henkilotietojen suojaan liittyvien kysymysten kasittelemiseksi.

Julkinen viestinta ja mediasuhteet

Toimittajien kanssa kannattaa suosia lyhyita ja saannollisia kirjallisia tiedotteita ad hoc -haastattelujen sijaan. Alkaa koskaan luvatko jarjestelmien tarkkaa palautumisaikaa ennen kuin varmuuskopiot on todennettu ja palautus testattu puhtaassa ymparistossa. Kertokaa rehellisesti se mika tiedetaan, myontakaa asiat joita viela tutkitaan, ja ilmoittakaa tasmallinen kellonaika seuraavalle tilannepaivitykselle. Samalla varmistetaan lainmukainen raportointi: Traficomin Kyberturvallisuuskeskus (NCSC-FI) hairioilmoituksineen, Tietosuojavaltuutetun toimisto seka toimialakohtaiset valvojat kuten Finanssivalvonta (Fiva).

BRAIN SECURITY KÄYTÄNNÖSSÄ · Cybersecurity is not a game

Miksi johdon ja hallituksen harjoittelu ratkaisee kaiken h-hetkella?#

Kyberkriisin johtamista ei voi opetella sina aamuna, kun varmuuskopiot on tuhottu ja tuotanto seisoo. Kovan stressin, univajeen ja valtavan liiketoimintariskin alla kokeneinkin johtoryhma voi tehda katastrofaalisia viestintavirheita.

Juuri naita kriisitilanteen paniikkireaktioita varten ja yleisjohdon, lakitiimin seka tietoturvajohdon linjaamiseksi Brain Security on kehittanyt Cybersecurity is not a game -kokonaisuuden. Tama raataloitu kyberkriisiharjoitus asettaa johtoryhman ja hallituksen seka operatiivisen kriisiryhman keskelle realistista hyokkaysskenaariota. Osallistujat joutuvat tekemaan reaaliaikaisia valintoja tuotannon alasajon, mediatiedotteiden, viranomaisilmoitusten ja henkiloston ohjeistuksen valilla.

Yhteinen harjoittelu mahdollistaa viestintapohjien hiomisen, vaihtoehtoisten viestintakanavien testaamisen ja toimintamallien juurruttamisen ennen todellista kriisia. Haluatteko testata johtoryhmanne sietokykya lunnasohjelma- ja tietovuototilanteessa? Keskustelkaa tarpeistanne asiantuntijoidemme kanssa ja rakennetaan teille sopiva harjoituskokonaisuus.

Lue lisää: aiheeseen liittyvät artikkelit ja Brain Securityn ratkaisut#

Aiheeseen liittyvät artikkelit

• Jatkuvuussuunnitelma ja toipumissuunnitelma: Miksi testaamaton suunnitelma on pelkkä kangastus (Cyber Crisis & Ransomware) : Opi miksi jatkuvuus- ja toipumissuunnitelmien testaaminen tositilanteen paineessa estää katastrofin. Huomioi piiloriippuvuudet ja johtoryhmän kestävyys.
• Kaksois- ja kolmoiskiristys: Kun lunnasohjelmat kohdistuvat asiakkaisiisi (Cyber Crisis & Ransomware) : Varmuuskopiot eivat enaa riita kaksoiskiristyksen ja lunnasohjelmien hallintaan. Lue kuinka valmistella johtoryhma ja kriisiryhma uusiin uhkiin.
• Kyberturvallisuuden tabletop-harjoitus: 5 realistista skenaariota kriisiryhmälle (Cyber Crisis & Ransomware) : Tehosta organisaationne kyberharjoitusta viidellä realistisella syötteellä. Testaa johtoryhmän ja kriisiryhmän reagointikyky tositilanteessa.
• NIS 2 ja johdon vastuu: Miten kouluttaa johtoryhmä 45 minuutissa? (Compliance (NIS 2, DORA, ISO)) : Opi toteuttamaan NIS 2 -direktiivin vaatima johdon kyberturvallisuuskoulutus 45 minuutissa interaktiivisen kriisisimulaation ja tosielämän skenaarioiden avulla.

Tutustu Brain Securityn ratkaisuihin verkkosivuillamme

• Liittyvä ratkaisu : Cybersecurity is not a game : Vuorovaikutteinen kriisisimulaatio ja päätöksentekoharjoitus (Cybersecurity is not a game) johdolle ja tietoturvatiimeille.
• Tutustu käyttötapauksiin tavoitteen ja toimialan mukaan
• Vertaa kyberturvallisuus- ja tekoälykoulutusmuotojamme
• Tutustu koko Brain Securityn interaktiiviseen tuotevalikoimaan
• Keskustele tarpeistasi tiimimme kanssa (demo ja käyttöönotto)